Partager ses références

La synchronisation des versions logicielle et en ligne d’EndNote vous permet de :

• Sauvegarder vos références dans un compte en ligne;
• Accéder à votre bibliothèque à partir de tout autre ordinateur ou par l’application pour iPad;
• Partager vos références en ligne.

Attention: Il n’est pas recommandé d’utiliser cette fonctionnalité si vous possédez plusieurs bibliothèques EndNote sur votre ordinateur.

Synchroniser un compte en ligne avec le logiciel EndNote

Si vous avez un compte en ligne d’EndNote, suivez les étapes suivantes :

1. Dans EndNote, allez dans le menu Edit (PC) ou EndNote (Mac) puis sélectionnez Preferences…;
2. Depuis l’onglet Sync, saisissez l’adresse courriel et le mot de passe de votre compte dans les champs appropriés de la section EndNote Account Credentials;
3. Cliquez sur le bouton Appliquer (PC) ou Save (Mac);
4. Pour lancer la première synchronisation, allez dans le menu Library, puis sélectionnez Sync.

Créer et synchroniser un compte en ligne avec le logiciel EndNote

Si vous n’avez pas un compte en ligne d’EndNote, suivez les étapes suivantes:

1. Dans EndNote, allez dans le menu Edit (PC) ou EndNote (Mac) puis sélectionnez Preferences…;
2. Depuis l’onglet Sync, cliquez sur le bouton Enable Sync, puis sur le bouton Sign Up;
3. Saisissez votre adresse courriel de l'Université Laval (@ulaval.ca) puis cliquez sur le bouton Submit;
4. Remplissez les champs puis acceptez les conditions d’utilisation du logiciel en cliquant sur I Agree. Puis, cliquez sur le bouton Done;
5. Dans la fenêtre EndNote Preferences, cliquez sur le bouton Appliquer (PC) ou Save (Mac);
6. Pour lancer la première synchronisation, allez dans le menu Library, puis sélectionnez Sync.

Attention : un compte EndNote en ligne est requis pour partager vos références en ligne. Pour de l’information à ce sujet, consultez la section A. Synchroniser un compte en ligne avec le logiciel EndNote de cette page Web.

Lorsque la synchronisation du logiciel est établie avec un compte en ligne d’EndNote, il vous est possible de partager un groupe de références ou une bibliothèque en entier avec d’autres collègues ayant EndNote.

Comment partager un groupe de références?

1. Dans le panneau de gauche d’EndNote, cliquez sur le groupe de références à partager;
2. Dans le panneau central, cliquez sur le bouton Share this group ;
3. Dans la section Enter email adresses separated by commas, saisissez l’adresse courriel des personnes avec qui vous voulez partager le groupe de références. Vous pouvez inviter jusqu’à 100 collaboratrices et collaborateurs;
4. Dans la section Permission, sélectionnez pour chaque personne invitée leur permission d’accès à la bibliothèque en mode Read Only (lecture seule) ou en mode Read & Write (lire et modifier);
5. Cliquez sur le bouton Invite. Cliquez ensuite sur le bouton Close.

En acceptant l’invitation reçue par courriel, la collaboratrice ou le collaborateur pourra ensuite avoir accès à votre groupe. Au préalable, cette personne devra créer un compte en ligne d’EndNote, si ce n’est déjà fait.

Comment partager votre bibliothèque?

1. Dans EndNote, allez dans le menu File, puis sélectionnez Share...;
2. Dans la section Enter email adresses separated by commas, saisissez l’adresse courriel des personnes avec qui vous voulez partager votre bibliothèque. Il est possible d’inviter jusqu’à 100 collaboratrices et collaborateurs.
3. Dans la section Permission, sélectionnez pour chaque personne invitée leur permission d’accès à la bibliothèque en mode Read Only (lecture seule) ou en mode Read & Write (lire et modifier).
4. Cliquez sur le bouton Invite. Cliquez ensuite sur le bouton Close.

En acceptant l’invitation reçue par courriel, la collaboratrice ou le collaborateur pourra ensuite avoir accès à votre bibliothèque. Au préalable, cette personne devra créer un compte en ligne d’EndNote, si ce n’est déjà fait.

Il est possible de créer manuellement une copie de sa bibliothèque EndNote dans le but de :

• Créer une copie d’une bibliothèque;
• Utiliser cette copie sur un autre ordinateur;
• Transférer vos références à un collègue.

Comment créer une copie de sa bibliothèque?

1. Dans EndNote, allez dans le menu File, puis sélectionnez Save a Copy...;
2. Enregistrez la copie de votre bibliothèque à l’endroit de votre choix (par exemple, sur votre ordinateur, sur une clé USB ou sur un disque dur externe).

Vous verrez apparaître un fichier en format « .enl » et un dossier en format « .data » à l’endroit où vous l’avez enregistré.

Comment créer une copie compressée de sa bibliothèque?

1. Dans EndNote, allez dans le menu File, puis sélectionnez Compressed Library (.enlx)...;
2. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l’option qui vous convient parmi celles offertes :
   1. Choisissez Create (créer une copie compressée) ou Create & E-mail (créer et envoyer une copie compressée par courriel);
   2. Choisissez d’enregistrer une copie avec ou sans les fichiers joints aux références en sélectionnant With File Attachments (avec les fichiers joints) ou Without File Attachments (sans les fichiers joints);
   3. Choisissez quelles références vous souhaitez copier en sélectionnant All References in Library (toutes les références de la bibliothèque), Selected Reference(s) (les références sélectionnées) ou All References in Group/Group Set (toutes les références du groupe ou de l’ensemble de groupes choisi);
3. Cliquez sur le bouton Next;
4. Enregistrez la copie de votre bibliothèque à l’endroit de votre choix (par exemple, sur votre ordinateur, sur une clé USB ou sur un disque dur externe).

Vous verrez apparaître un fichier en format « .enlx » à l’endroit où vous l’avez enregistré. Ce fichier compressé contient à la fois le fichier en format « .enl » et le dossier en format « .data » de votre bibliothèque.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour fusionner des bibliothèques EndNote.

Comment faire?

Copier-coller ses références

1. Dans EndNote, sélectionnez toutes les références de votre bibliothèque;
2. Allez dans le menu References, puis sélectionnez Copy References To;
3. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la bibliothèque de destination.

Glisser-déposer ses références

1. Dans EndNote, ouvrez les deux bibliothèques;
2. Sélectionnez les références d’une bibliothèque;
3. Faites un glisser-déposer des références à transférer vers la deuxième bibliothèque.

Importer ses références sur l’interface Windows

1. Ouvrez la bibliothèque EndNote de destination;
2. Dans EndNote, allez dans File > Import > File…;
3. Dans la fenêtre Import File, cliquez sur le bouton Choose…;
4. À la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l’autre bibliothèque à fusionner puis cliquez sur le bouton Ouvrir;
5. Dans la case Import Option, sélectionnez EndNote Library;
6. Cliquez sur le bouton Import.

Importer ses références sur l’interface Mac

1. Ouvrez la bibliothèque EndNote de destination;
2. Dans EndNote, allez dans File > Import > File…;
3. À la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l’autre bibliothèque à fusionner;
4. Cliquez sur le bouton Options. Dans la case Import Option, sélectionnez EndNote Library;
5. Cliquez sur le bouton Import.

Il est possible d’exporter une bibliothèque ou une partie de la bibliothèque EndNote afin de la transférer dans Zotero. Pour ce faire, il faut d’abord exporter ses références dans un format standard (par exemple: .xml). 

Attention : Il se peut que certaines informations ne se transfèrent pas correctement, car les types de documents et les champs bibliographiques utilisés varient d'un logiciel à un autre. Il est important de valider les données après l'importation.

Attention : Avant d’importer des références depuis un autre logiciel, il est recommandé de faire une copie de sauvegarde du fichier .sqlite et du dossier storage du logiciel Zotero et de désactiver la synchronisation entre votre compte zotero.org et le logiciel Zotero. De cette façon, si l’importation s’avère problématique, vous pourrez récupérer votre bibliothèque Zotero originale. Pour de l’information à ce sujet, consultez la section Installer et configurer de Zotero sur le site Web de la Bibliothèque.

Comment faire?

Depuis EndNote :

1. Sélectionnez les références à exporter, puis allez dans File > Export;

2. Dans la fenêtre Export file name: 
   1. Cherchez puis sélectionnez le dossier en format « .data » de votre bibliothèque EndNote; 
   2. Dans la section Nom du fichier, inscrivez le nom du fichier d’importation à générer;
   3. Dans la section Type, choisissez XML; 
   4. Si vous exportez seulement une partie des références, assurez-vous que la case Export Selected References soit cochée;
   5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Un fichier en format « .xml » se génèrera dans le dossier en format « .data » de votre bibliothèque EndNote.

Dans Zotero :

1. Allez dans Fichier > Importer…;
2. À la section D’où voulez-vous importer?, sélectionnez Un fichier (BibTeX, RIS, Zotero RDF, etc.) puis cliquez sur le bouton Suivant;

2. À la fenêtre Importer, sélectionnez le fichier en format « .xml » généré, puis cliquez sur le bouton Ouvrir;
3. À la section Options, vous pouvez cocher l’option Placez les collections et les documents importés dans une nouvelle collection et sélectionner la gestion des fichiers qui vous convient;
4. Cliquez sur le bouton Terminer.

La ou les référence(s) avec les fichiers joints seront ajoutées à votre bibliothèque Zotero.

Il est possible d’exporter des références depuis EndNote dans un fichier en format Excel.

Attention : Les entêtes de colonne ne seront pas exportés et les noms des auteurs seront exportés sous la forme « Prénom abrégé, Nom de famille ».

Comment faire?

1. Dans EndNote, dans l’onglet Summary du panneau de droite, cliquez sur la liste déroulante des styles bibliographiques, puis sélectionnez Select Another Style…;
2. Dans la liste des styles bibliographiques qui s’affiche, sélectionnez le style BasicExportToExcel;
3. Cliquez sur le bouton Choose;
4. Sélectionnez les références que vous souhaitez copier dans un fichier Excel;
5. Allez dans le menu References, puis sélectionnez Copy Formatted Reference;
6. Dans Excel, créez un nouveau classeur et insérez-y les références en utilisant la fonction Coller.

Vous verrez les références s’ajouter dans votre document Excel avec les informations suivantes : Reference Type, Author, Year, Title, Secondary Title, Volume, Number, Pages, Publisher, Place Published, URL, DOI, Keywords et Abstract.