Informations relatives au consentement sur les renseignements personnels
Pour les fins de votre abonnement à la bibliothèque (« Bibliothèque ») de l’Université Laval (« l’Université ») et particulièrement en raison des besoins créés par la gestion des prêts de livres et des autres avantages que vous procure votre abonnement, il est nécessaire que les renseignements décrits ci-après vous concernant soient recueillis par l’Université et conservés pendant la durée de votre abonnement et de ses renouvellements et par la suite, pour la période autorisée par la loi. Ces renseignements ne seront utilisés que pour les fins de votre abonnement et à nulle autre fin. Votre refus ou un défaut de les fournir en entier rendront impossible le traitement de votre demande d’abonnement.
Vos nom, prénom, adresse de résidence complète, votre adresse domiciliaire, votre adresse courriel de même que votre numéro de téléphone constituent des renseignements personnels au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et ils bénéficient d’une protection en vertu de cette dernière. Il en est de même de tout autre renseignement permettant de vous identifier qui seront générés par vos activités d’abonné à la Bibliothèque telles vos transactions et les notes en lien avec votre abonnement.
Vos renseignements personnels détenus par l’Université seront versés directement sur la plateforme WorldShare Management Services (« WMS ») partagée par toutes les bibliothèques des universités du Québec en vertu d’une entente visant le partage de leurs ressources afin de les rendre disponibles à l’ensemble de leurs étudiants et employés. La plateforme WMS est opérée par OCLC inc. (https://www.oclc.org/fr/home.html).
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels contient des dispositions qui visent la conservation, la protection et des restrictions quant à l’accès et à l’utilisation des renseignements personnels. En vertu de ces dispositions, seuls les employés de l’Université affectés à la gestion de votre abonnement dans le cadre de leurs fonctions auront accès à vos renseignements personnels et ils ne pourront être utilisés qu’aux seules fins de la gestion de votre abonnement et des activités qui en découlent.
Du fait que vos renseignements personnels doivent être hébergés sur la plateforme WMS également accessible aux employés de toutes les bibliothèques des universités du Québec, il existe des possibilités qu’accidentellement ou de façon fortuite un employé d’une autre université ait momentanément connaissance de vos renseignements personnels. Cependant, en vertu d’ententes relatives à la confidentialité, tous les employés des autres bibliothèques universitaires du Québec ayant droit d’accès à la plateforme WMS se sont expressément engagés par écrit entre autres engagements, à préserver la confidentialité de vos renseignements personnels et à ne les utiliser d’aucune manière si jamais ils en prenaient accidentellement connaissance.
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit des dispositions vous conférant le droit d’avoir accès à vos renseignements personnels détenus par l’Université et d’exiger, le cas échéant, leur rectification s’ils sont inexacts, incomplets, équivoques ou si une communication ou leur consultation ne sont pas autorisées par celle-ci ou le présent consentement (http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/A-2.1).
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